湖北机电工程专修学院电子档案管理规定

     为建立、健全我校的档案制度，做好电子档案的配套管理工作，加快档案信息化建设步伐，有效维护电子档案的完整性、真实性、可识别性和安全性，结合我校实际，制定《电子档案管理规定》。

    一、总则

     本规定所指电子档案，是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。加强电子档案管理，有利于提高学校档案管理水平，促进信息资源开发与利用，保障校园信息安全。　　   

    二、细则

     1、各委员会（含三部门）、各学部在教学、管理、宣传、外事交流和校内外等各类重大活动中形成的有重要参考利用价值的图像、图形、数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件及多媒体的复制件等，均属于电子文件的归档范围。（对专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同软件一并收集归档）。　　

     2、电子档案必须及时上传（要求每周至少上传一次），校务委员会将对归档情况进行定期检查。对于符合归档范围，未及时上传归档的，将追究相关人员责任。

     3、各委员会（含三部门）、各学部应对具有利用价值的电子文件定期制作备份，并及时拷贝到脱机保存的载体上，标明文件名称、类别、形成时间。电子档案上传到网络办公区服务器个人文件夹内，归档电子文件必须是最终数据信息。

     4、在接收归档的电子文件时，校务委员会将会同归档部门对电子档案的有效性和完整性进行检验，确保载体清洁，无划痕、无病毒等，验收合格率应为100%。

    三、要求

     请各委员会（含三部门）、各学部、各位教职员工于放假前将个人工作文件及部门工作文件上传到学校网络办公区。各部门电子档案归档责任人为各部门指派的人文数字平台联络员。

　　　

                                                                                        二〇一四年一月八日